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王青道 | 会议策划人职责化有何意义?

2016-09-28 来源:中国贸易报

  如果说社会进步的一个重要标志是社会分工的日趋专业化,那么能够代表中国会议与会议产业不断进步的标志,就应该是会议专业工作者——会议策划人的数量迅速增加。按照这种思路,人们会很自然地认为,中国是一个会议大国,社会经济已经发展到一定程度,主要会议组织方——社团与企业中专门做会的人的数量一定很庞大。不过,很多人可能不知道,情况并非如此。

  先说社团。区域性的社团组织由于规模问题设立专业会议部门的可能性很小,这就不用说了,单说全国性社团组织。据不完全统计,2000多家全国性社团组织当中,设立“会议部”或“会展部”的比例很低,连一成都不到。没有专业的部门,设立专业岗位的机会也就不会太多。笔者最近举办了一个以社团会议创新为主题的社群活动,与会者中只有不到10%的人是专业做会议和展览的,其余的都是兼职。

  企业的情况更不容乐观。绝大多数国有企业和大多数民营企业在会议的专业化方面几乎是空白——既没有专业的会议部门,也没有专业的会议岗位,甚至连近似的角色都找不到。也就是说,占中国GDP90%左右的企业与专业会议运营管理无关——对他们而言,会议只是一件顺便做做就行的事情。外企以及管理方式接近于外企的民营企业才是中国会议市场的核心角色。外企看重会议及活动的价值,也就会顺理成章地在企业内部设立专业的部门,或者是专业的岗位。

  说我们中国人不重视会议肯定是不对的,否则不会有此前“砍”会议数量的事情,不仅政府会议因此大幅削减,协会会议、国有企业会议也跟着“瘦身”。可以说,做好任何一件事情基本上都离不开会议——从某种意义上说,政府、协会、企业以及其他所有机构的组织及运营管理,都是在会议及活动的驱动下完成的。知道会议重要是一回事,要把会议上升到专业化运营管理的高度则是另外一回事。差异就在这里。

  实际上,会议作为运营管理工具有着一个从“量”变到“质”变的过程。市场经济发展初期,由于经济规模不大——企业、社团等的力量比较薄弱,加上国际国内社会交往的频率和范围都有限等因素,各界举办的会议也只会在较低的层面上徘徊。在这种市场环境下,人们对于会议标准的要求很低,差不多有些文化、有些经验就能干得了。这种思维模式已经固化在人们脑海中,以至于在社会、经济、科技发生了根本性改变的今天,还没有看到太多变化的迹象。会议规模变大了,参会者构成和来源复杂了,主办机构赋予它的东西更多了,参会者的体验诉求提高了,用上了最新的互联网技术、计算机智能、AV设备,休闲、娱乐、美食、养生一个都不能少。这些要素变了,对于会议策划人的要求就有了本质的变化。到时候,还有人敢说:会议嘛,谁都会做?

  检验一个经济体综合发达程度的指标有很多,会议运营管理的专业化水平一定算是其中之一。千万不要认为这样说是在有意抬高会议的价值——试想,哪个发达的经济体在会议的运营管理上是落后的?高效的政府、有影响力的社团以及强大的具有高超营运能力的企业,哪个没有一流的会议运营管理水平?我们既可以说高水平的会议运营管理是所有机构高效运营管理体系的重要组成部分,也可以说高水平的会议运营管理是所有机构变得高效而强大的重要推动力。换句话说,会议的运营管理是一个国家、一个机构、一个群体软实力的象征。要想知道一个协会的影响力有多大,参加一次它的年会就知道了;想知道一个企业究竟能走多远,参加一次它组织的年会或者大型活动,就可以清晰地得出自己的结论。

  当然,如果想在会议的运营管理上有所突破,首先得有大批能够熟练驾驭会议的专业人才——会议策划人,而这样的人才仅靠兼职的方式是根本无法培养出来的。所以有人说,判断一个机构会议运营管理的能力有多强,一个国家会议市场的竞争力有多高,数数他们有多少专门做会议的人大概就知道了。

  国际知名会议专家TonyRogers认为,会议策划就像军事一样精密,只有专业人才能够驾驭它。他说,会议的原理看起来很简单,可实现起来却极为复杂,需要策划人有眼力、有效率、有激情、有自信。中国会议策划、运营管理及服务水平的提高,中国会议与奖励旅游产业的发展,需要有一大批这样的专业人才作支撑。

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