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心得体会:有一种不安全感 叫没写会议策划

2016-06-06 来源:蟠桃会

  会议活动策划要关注哪些地方,怎么样才能做好做活会议、活动策划,并且具有较强的可操作性,这是办会当中不少人都会遇到的问题。会议策划如何解决,“蟠桃会”(www.51banhui.com)来给您支支招。

  “不打无准备之仗”,这话很多人都知道,但这个准备到底包括哪些要素,却很少有人能回答上来,其实会议活动策划也一样,最重要的就是要做好各项前期计划,这样才能够保证整个会议、活动流程顺利进行,打一个漂亮的有准备之仗。

会议活动策划准备工作

  那么,到底会议活动策划的前期准备都包括些什么呢,下面为您详细解读:

  计划和策略

  不管你想策划什么类型的活动,你需要一个具体的策略。你的活动目标是什么?是要给顾客介绍新产品或新服务,还是展示你的分析结果或预测?

  没错,首先要做的就是明确目标。不管怎么样,你需要把你的计划在白板上画出来,并且想着你的目标受众,你想向他们传达什么样的信息,你希望怎样来衡量结果。记住,只有当你有了活动策略你才能理清这些东西。

  做好预算

  当你把你的目标确定了以后,你就要需要考虑花多少钱才能达到这些目标,可以选择将所有开支项都列在一个检查清单里,内容包括标牌、邀请、网站图片处理、食物、饮料、音乐等各方面要素。

会议活动策划会议预算

  如果怕遗漏,你也可以试着回想一下你参加过的活动,并把所有你能想到的项目都加进来,有哪些你是必须要用到的,又有哪些可以摒弃的,做一个清单并计算好总的支出。

  时间和地点

  你的活动参加者主要是执行人员还是管理人员,活动类型是什么,这次活动会成为品牌战略的一部分吗?

会议活动策划时间和地点安排

  这些问题的答案足够可以让你知道这次活动的时间和地点了。举例来说,如果活动的参与者是繁忙的执行人员,那么你应该为他们安排早餐;如果活动类型是一个交流会,那么最好安排在晚上并且可以供应鸡尾酒,而如果活动类型是演讲或者展示活动,那么放在酒吧中久会有不妥,最好安排在酒店或者会议中心。

  邀请

  活动的邀请是整个活动策划中重要的一环。当然,发送邀请的时间也是有讲究的,不能太早也不能太晚,提前三周是一个不错的时间点。但是,如果你是想要邀请一些事务繁忙的执行人员,就最好再早个几天发出邀请。同时,你需要分不同时间段来发送邀请函,因为不同类型的参会者有不同的时间安排,所以要根据实际情况来适时发送邀请。

会议活动策划邀请

  视察

  在活动开始前去查看场地,这是最基本的会前工作。在现场,你可以边看边想象一下参会者会对你的活动有什么感受,现场应该放些什么标牌来防止误会,工作人员应该安排在哪些地方。

  换句话说,那个当下,你可以把自己当做是会议邀请的嘉宾和参会者,你要充分了解嘉宾们进入会场时会看到什么,感受到什么,想要知道这些最好的办法莫过于亲自去走一趟了。

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