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后内容时代的会议策划之道

2016-07-19 来源:中国贸易新闻网 

会议策划之道

  内容为王,在会议策划中永远都不会错,就像手机,如果打不了电话就是一个废品一样。但是,会议只重视内容就够了吗?当然不是。只具备打电话功能的手机,在当下的当下,白送可能都没人要。

  会议不是一项孤立的社会活动,社会学、经济学、政治学、旅游学、管理学、心理学、生理学,等等,都在会议中发挥作用。

  除了与“内容”相关的要素之外,会议的形式及其他要素主要有哪些呢?换句话说,后内容时代会议策划人应该关注哪些东西呢?

  一是形式因素。会议内容的呈现形式可以多样化,不一定非要通过常规的念稿子、念PPT等方式来实现。新颖的表现方式有:会前的邀请函、关系图、微站等;会中的微电影、动态PPT、Flash短片、视频、互动SHOW等。如果一定需要很多的内容分享,就要设法在会前、会中穿插一些视频、舞蹈、LIVE SHOW等以活跃气氛。ICCA的Story Teller(讲故事)模式,可以在很大程度上增强会议内容的趣味性和感染力。

  围绕着会议价值的6个方面——学习、讨论、观点分享、社交、业务与激励,用灵活多样的形式穿插表现可以提升会议的价值,这一点在国内外会议实践中已经得到了很好的验证。会议的表现形式与台型设计需要多样化,还要不断调整和更新:培训会、讨论会、观点分享会、主题交流活动、洽谈对接活动、评选与颁奖活动、展览展示活动等;礼堂式、课桌式、圆桌式、口字型、回字形等等交替使用。

  二是互联网因素。互联网的价值在于信息传播方式多样性与传播效率的提升。在会议策划及其运营管理、服务的主要环节当中,互联网几乎都有发挥作用的空间。互联网的介入,不仅可以提高参与方的工作效率,还可以提升参与者会前、会中与会后的体验效果,增加会议代表现场的愉悦感。与此同时,将互联网思维中的一些要素应用到会议策划当中来,也会收到意想不到的效果,比如标签思维、简约思维、粉丝思维、屌丝思维、平台思维、极致思维、引爆点思维、产品思维等。

  三是技术因素。技术是推动社会经济发展的基本动力之一,它不仅能够提升会议相关方的工作效率,还能够有效激发会议、活动的体验感和愉悦感。现代技术的很多成果都可以被应用到会议运作的各个环节中,包括视听、互动、网络、管理与服务、现场交流、信息分享、娱乐等。

  四是环境因素。会议环境要素的调整与变化,会对参与者的感官——视觉、听觉、触觉、味觉等产生影响,从而有效地提高与会者的体验效果与愉悦度。会议的魅力在哪里?会议就像一个魔方,扭动一个侧面,变换一个角度,就会有不一样的色彩展现出来。为什么会议要不断变换举办地?为什么会议酒店越来越多而策划人还在苦苦寻觅更多更有特色的会议场所?为什么会议的视觉设计需要不断更新?为什么会议的台型、餐桌布置、展示洽谈设计、茶歇形式等需要创新和变化?答案就在其中。

  不仅形式要新,要素组合方式要变,内容也要调整,不能只想着将所有的东西一股脑儿灌输给参会者。互联网时代,人们获取信息的方式增多,获取信息的速度加快,会议作为学习平台、信息获取平台的价值在下降。到底应该向参会者传递什么,才能把他们吸引到会场、留在会场、还想再次参会,这的确值得会议的组织者们思考。

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